כיצד מחליטים האם לגשת למכרז?

מכרזים ממשלתיים ועירוניים מהווים מקור משמעותי למימון פעילותן של עמותות וחל”צ, במיוחד בתחומים החברתיים. משרדי הממשלה, הרשויות המקומיות, חברות ממשלתיות, קופות החולים והמוסדות להשכלה גבוהה – כולם מחוייבים לפי חוק לערוך מכרז, במיוחד כאשר מדובר בהתקשרויות בסכומים משמעותיים.  התקשרות במכרז  הינה בד”כ ל-4-5 שנים לפחות, ויוצרת שותפות אסטרטגית בין המשרד הממשלתי או הרשות המקומית לבין העמותה או החל”צ  ומקנה מימון לפעילות לאורך זמן.

מהצד השני, הגשה למכרזים מצריכה עבודה מדוייקת מאוד, עמידה בלוחות זמנים נוקשים, עמידה בדרישות ותנאי סף, הגשת מסמכים רבים, השגת ערבויות ועוד. מכרז סטנדרטי בתחומים החברתיים מכיל 150-200 עמודים, כולל נספחים. ואין פלא שעמותות וחל”צ רבות מתייאשות עוד בשלב הקריאה, ומחליטות שלא לגשת.

בפוסט אנסה להסביר כיצד קוראים מכרז, מה צריך לדעת כדי לגשת למכרז וכמה סודות להגשה מוצלחת. כדי לגשת בהצלחה למכרז תהיו חייבים להיעזר באנשי מקצוע, ובמיוחד בעורך דין אשר מתמחה בתחום המכרזים, והאמור בפוסט אינו מחליף ייעוץ משפטי קונקרטי. אולם לאחר קריאת הפוסט תוכלו להבין מה עומד בפניכם, והאם כדאי לכם להשקיע את הזמן והמאמצים הכרוכים בהגשת הצעה למכרז.

אז מאיפה מתחילים?

במכרז ישנם שלושה מוקדים עיקריים, אשר צריך להתמקד בהם בשלב ראשון, כי הם המפתח להחלטה האם לגשת למכרז:

א. מפרט השירותים

ב. תנאי הסף

ג. תנאי הגשה

מפרט השירותים:

מפרט השירותים הוא פירוט של השירות המבוקש במכרז והתנאים בהם יינתן: לאיזה אוכלוסייה, באיזה מקום בארץ, באיזה היקף, מי אנשי המקצוע שיתנו את השירות, מה התנאים הפיזיים הנדרשים ועוד נושאים טכניים. מפרט השירותים בד”כ נמצא בפרק נפרד במכרז.

השאלה הראשונה שאתם צריכים לשאול היא “האם אנחנו רוצים לתת את השירות הזה?”.  מטבע הדברים, אם אתם עוסקים בתחום החינוך, לא תיגשו למכרז למתן שירותים בתחום הפסיכולוגי. אם אתם מסייעים לבעלי מוגבלויות, לא תיגשו למכרז לאוכלוסייה כללית. המכרז צריך להיות מתאים לתפיסת השירותים והתפיסה האסטרטגית שלכם באשר לכיווני ההתפתחות שלכם. למשל, עמותה שנותנת שירותים לאוכלוסייה כללית, תרצה לגשת למכרז המיועד למגזרים ספציפיים כחלק מכיווני התפתחות אסטרטגיים, ולהיפך. עמותה אשר פועלת במרכז הארץ תראה במכרז המיועד לפריפריה הזדמנות להתרחב ולפעול באופן ארצי.

שאלה אחרת היא מבנה התמחור והעלויות המוצע במכרז – האם הוא יאפשר לכם לתת את השירותים ברמה הרצויה. גם נושא זה מצריך בדיקה מעמיקה עם אנשי מקצוע בתחום.

מה קורה אם התמחור בעייתי או מפרט השירותים אינו מתאים? ניתן לבקש תיקון במסגרת שאלות ההבהרה (ראו הסבר בסוף הפוסט).

תנאי סף

תנאי סף הם התנאים שעורך המכרז רואה כתנאים הכרחיים כדי שתוכלו לגשת למכרז. תנאי סף מחולקים לתנאים טכניים ותנאים מקצועיים.

תנאי סף טכניים הם רישום ברשויות המס ואחזקת כל המסמכים הדרושים לפי חוק לרבות: אישור ניהול ספרים, אישור ניהול מס במקור, העדר הרשעות על הפרת חוקי העבודה. בתנאי הסף מפורט גם האם המכרז פתוח לתאגידים (או גם לאנשים פרטיים), ואם כן – האם הוא פתוח לעמותות. בד”כ, עמותות וחל”צ יידרשו גם להציג אישור ניהול תקין או אישור הגשת מסמכים לרשם העמותות לפחות.

תנאי סף מקצועיים הם תנאים מקצועיים שחובה לעמוד בהם כדי לתת את השירותים במפרט. תנאי הסף המרכזי הוא נסיון מקצועי במתן שירותים מהסוג המבוקש במפרט. בד”כ יידרש גם נסיון מקצועי של פרוייקטור או גורם מטעם המציע שיתן את השירותים בפועל. לעיתים יש דרישה למחזור כספי מסויים, כדי לוודא איתנות פיננסית.

תנאי סף הם בד”כ דווקניים, וחובה לעמוד בהם בצורה מדוייקת. אם נדרש נסיון של שנתיים – אי אפשר להציג נסיון של שנה ועשרה חודשים. אם נדרש שלמנהל הפרוייקט יהיה תואר  אקדמי – אז מנהל הפרוייקט מטעמכם יידרש להציג אישור זכאות לתואר לפחות. עמידה בכל הדרישות האקדמיות אינה מספיקה.

מה קורה אם אינכם עומדים בצורה מלאה בתנאי הסף? מה קורה אם העמותה חדשה, אבל מעסיקה מנכ”ל בעל נסיון מקצועי רב? מה קורה אם נדרש תואר בפסיכולוגיה, אבל מנהל הפרוייקט שלהם יש תואר בייעוץ חינוכי?  ניתן לבקש תיקון של תנאי הסף המקצועיים במסגרת שאלות ההבהרה (ראו הסבר בסוף הפוסט).

תנאי ההגשה

תנאי ההגשה הם עניין טכני, אבל מהווים מכשול משמעותי לעמותות. תנאי ההגשה הם מדויקים מאוד ומחייבים עמידה מדוייקת בכל התנאים. אם הגשת ההצעות הינה עד יום מסוים בשעה 12:00 – אזי הצעה שהוגשה בשעה 12:01 הינה פסולה. אם נדרש להגיש את הצעת המחיר במעטפה נפרדת – הגשת הצעת המחיר יחד עם חלקיה האחרים של ההצעה- פוסלת את ההצעה. הגשה יכולה להיות אלקטרונית או פיזית – ולשתי האפשרויות יש פוטנציאל כשל משמעותי. הגשה אלקטרונית מחייבת תשתית מחשבים טובה. הגשה פיזית מחייבת שליח או עובד שיסע לירושלים או למקום אחר לצורך הגשה.

מכרזים לעיתים דורשים ערבות בנקאית, בנוסח מדוייק, וכל פגם בערבות פוסל את ההצעה. יש צורך גם בעמידה בדרישות ביטוח בתנאים שפורטו במכרז. כל אלו מצריכים היערכות מוקדמת, כדי לצרף את הערבות למכרז או  לוודא עמידה בדרישות הביטוח.

מה קורה אם אינכם מעוניינים או יכולים להגיש ערבות מציע? מה קורה אם המועד להגשה קצר מדי?   ניתן לבקש תיקון של תנאי ההגשה מסגרת שאלות ההבהרה (ראו הסבר בסוף הפוסט).

שאלות הבהרה

קצת אחרי פרסום המכרז, ולפני מועד ההגשה – יש במכרז מועד לשאלות הבהרה. שאלות הבהרה נועדו כדי להבהיר נקודות שאינן ברורות מספיק מנוסח המכרז. אולם, למרות השם הניטרלי, שאלות הבהרה נועדו גם לאפשר למציעים להעיר ולהאיר על תנאי המכרז, ולבקש לתקן  אותם.

למשל, אם אתם עמותה חדשה,  שאין לה נסיון משמעותי באותו סוג שירותים, אבל מעסיקה מנכ”ל בעל נסיון מקצועי רב – תוכלו לבקש שתנאי הסף הדורש נסיון מקצועי, יבדק לפי נסיון המנכ”ל ולא רק לפי נסיון העמותה.  אם תנאי הסף דורש  תואר בפסיכולוגיה, אפשר לבקש שגם תארים נוספים בנושאים קרובים יילקחו בחשבון.

עורך המכרז יענה על שאלות ההבהרה של כל המציעים, ואלו יפורסמו (אנונימית) יחד עם המכרז. כמובן, עורך המכרז לא תמיד יסכים לערוך תיקונים, אולם לאחר פרסום המענה לשאלות ההבהרה, תהיה לכם תמונה טובה יותר האם תוכלו לגשת למכרז. איך מגישים את ההצעה בפועל?  יש באתר שלי פוסט  שלם בנושא זה.

בהצלחה!

אני עוסקת בכל הנושאים הנוגעים לקבלת סיוע  מהמדינה למגזר הפרטי –  למגזר השלישי (עמותות, חברות לתועלת הציבור ומלכ”רים אחרים) ותמריצים למגזר העסקי (מפעלי תעשייה, סטארט-אפ, חברות היי-טק ומפעלים קטנים). 

עבודה נכונה, היכרות עם הדרישות הבירוקרטיות והמקצועיות תסייע לכם להיכנס למעגל הגופים הנתמכים ללא תקלות.

הכרותי עם המסלולים השונים ועם הדרישות הבירוקרטיות מאפשרת למקסם את אפשרויות הסיוע, לעמוד בתנאי הסף, למלא את הטפסים הנכונים ולהתמודד עם ביקורות עומק ודחיית בקשות. 

יש לכם הערות או הארות? מוזמנים ומוזמנות לשלוח אליי!

אהבתם את התוכן? אשמח אם תשתפו עם קולגות וחברים!

האמור לעיל אינו מהווה תחליף לייעוץ משפטי ואינו מהווה  חוות דעת משפטית. המידע בניוזלטר הינו מידע חלקי וכללי בלבד, והמסתמך על המידע עושה זאת באחריותו ועל דעת עצמו בלבד.ת

 

Share:

Facebook
Twitter
Pinterest
LinkedIn