הוצאת מכרזים היא אחת הדרכים המקובלות שבהן הממשלה והרשויות המקומיות מקבלות שירותים ורוכשות טובין לצורך ביצוע תפקידיהן. הזוכים במכרזים הם קבלני משנה של המדינה או הרשות המקומית ומפעילים פרוייקטים עבורן.

מהצד השני, זכייה במכרזים מהוה מקור משמעותי ביותר להכנסות לעמותות ולגורמים עסקיים, ואפשרות לקדם את הפעילות שלהם ולזכות במקור הכנסה קבוע לאורך זמן למשך תקופת ההתקשרות בהסכם.  במצב כלכלי שבו עמותות נדרשות לגוון את מקורות ההכנסה שלהן, כדי להצליח לעמוד ביעדים, זכייה במכרזים הינה דרך בטוחה לזכות למימון לטווח ארוך.

מה ההבדל בין קבלת תמיכות לזכייה במכרז:

אופי  הפעילות – הזוכה במכרז הופך להיות קבלן משנה של המדינה ופועל לפי התנאים שנקבעו במכרז. התנאים האלה יכולים להיות מאוד ספציפיים, כך שחופש הפעולה של הזוכה במכרז הינו מאוד מוגבל. בתמיכות, מקבלי התמיכה מקיימים פעילות לפי הכללים שהם קובעים, ומקבלים תמיכה אם הם עומדים בתנאי הסף שנקבעו במבחני התמיכה.

גובה המימון – בהתקשרות במכרז, המזמין משלם בד”כ את מלוא ההוצאות עבור השירותים שהוא מקבל. בתמיכות, גובה התמיכה נקבע לפי גובה התקציב, מספר הגופים שעומדים בתנאי הסף ואמות המידה במבחני התמיכה, והוא תמיד יותר נמוך מההוצאות על הפעילות.

משך הזמן –התקשרות מכוח מכרז היא לזמן מוגבל לשנה עם מספר אופציות להארכה, ואחרי זה – יוצא מכרז חדש. תמיכה ניתן לקבל כל עוד יש מבחן תמיכה בתוקף ויש תקציב.

כיצד מאתרים מכרזים רלוונטיים:

מכרזי הממשלה מתפרסמים באתר של מינהל הרכש הממשלתי.  קולות קוראים מתפרסמים באתרים של משרדי הממשלה הרלוונטיים. מכרזים ותמיכות של הרשויות המקומיות מתפרסמים באתרים של אותן רשויות.

איך מגישים הצעות במכרז:

מכרז סטנדרטי מכיל בד”כ למעלה מ-100 עמודים, שכוללים את מפרט הפעילות המבוקשת, תנאי סף, ניקוד המציעים, תנאי הגשה, את נוסח הסכם ההתקשרות לזוכה, וטפסי הגשה שונים. למי שלא בקיא בתהליכים (ולפעמים גם מי שכן) מסמכי מכרזים יכולים להיראות לא מובנים. אז איך מפצחים אותם שלב אחרי שלב?

בשלב הראשון – לקרוא את מסמכי המכרז, ולבדוק את מפרט השירותים המבוקשים.  אם אתם מסוגלים לבצע את מפרט השירותים המבוקשים – ממשיכים לשלבים הבאים.

בשלב השני – לסמן את המועדים והשעות  הרלוונטיים למכרז – מועדים להגשת שאלות הבהרה, מועדים למענה שאלות ההבהרה, מועדים לבדיקת ערבות המציע והכי חשוב – מועד ההגשה (!). חשוב לסמן גם את השעות. במכרזים חובה לעמוד בשעה המדוייקת הנקובה במכרז. אם  המכרז מציין שצריך להגיש שאלות הבהרה עד יום 10.8. בשעה 12:00 – מסמך שיגיע  בשעה  12:01 לא ייבדק.

בשלב השלישי– מכינים את שאלות ההבהרה. “שאלות ההבהרה” לא נועדו רק להבהרה נושאים שאינם ברורים במכרז, אלא גם לבקש תיקונים בתנאי המכרז. אם מפרט השירותים המבוקשים לא מתאים לפעילות שלכם, אם אתם לא עומדים בתנאי הסף, אם אתם מבקשים שינויים בהסכם ההתקשרות או הארכת מועד ההגשה – שאלות הבהרה הן המקום לבקש את כל הבקשות האלה.

בשלב הרביעי – לאסוף את כל המסמכים הנדרשים, ולמלא את טופס הגשת ההצעה. בד”כ מסמכי הגשה סטנדרטיים מצריכים אימות חתימה על-ידי עו”ד ואישורי רו”ח ובמקרים רבים – גם הוצאת ערבות בנקאית בנוסח מדוייק לפי תנאי המכרז. לכן כדאי להתארגן מספיק זמן מראש.  

בשלב החמישי – להכין את הצעת המחיר, בהתאם לתנאי המכרז. להצעת המחיר יש בד”כ משקל גדול בבחירת הזוכה, ולכן היא מצריכה חשיבה רבה כדי שלא תהיה הפסדית מבחינת המציע, אבל גם לא גבוהה מדי (במקרה כזה – קיים סיכוי שהמציע לא יזכה).

בשלב השישי – להגיש במועד לתיבת המכרזים הנכונה, עם כל המסמכים הנכונים. לא לשכוח ערבות מקורית (אם נדרשת), לשים את הצעת המחיר במעטפה נפרדת,  לכרוך הכל ולארוז הכל במעטפות בהתאם לתנאי המכרז.

מכרזים מצריכים עבודה מדוייקת מאוד, מסירת כל המידע המבוקש, עמידה בדרישות טכניות ועמידה בלוחות זמנים מדוייקים. כל פגם עלול לפסול את ההצעה במכרז. ועדות מכרזים מקפידות על השוויון בין המתמודדים ולכן בד”כ אינן מאפשרות כל חריג. איחור של דקה בהגשה, אי הגשת מסמכים רלוונטיים, טעות בערבות הבנקאית, כל ספק באשר לעמידה בתנאי הסף – יפסלו את ההצעה.

משרדנו מלווה ומייעץ בנושא מכרזים והגשות למכרזים.  עבודה נכונה, היכרות עם הדרישות הבירוקרטיות והמקצועיות תסייע לכם להגיש את הצעותיכם למכרז בראש שקט.

יש לכם הערות או הארות? מוזמנים ומוזמנות לשלוח אליי!

אהבתם את התוכן? אשמח אם תשתפו עם קולגות וחברים!

מוזמנים ליצור איתי קשר בטלפון: 03-5076998 במייל  office@ferber-law.co.il או דרך טופס יצירת הקשר באתר.

האמור לעיל אינו מהווה תחליף לייעוץ משפטי ואינו מהווה  חוות דעת משפטית. המידע הינו מידע חלקי וכללי בלבד, והמסתמך על המידע עושה זאת באחריותו ועל דעת עצמו בלבד.